Kasy fiskalne

Staranność się opłaca

Kopię paragonów fiskalnych można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Sposób archiwizacji danych będzie zależał od technologii zastosowanej w kasie rejestrującej. W obydwu przypadkach przepisy zobowiązują jednak do gromadzenia dokumentów przez ponad 5 lat. To długi okres, a każda z form przechowywania kopii paragonów wymaga podjęcia innych działań w celu starannego zabezpieczenia danych. Starannego, czyli jakiego?

Na czym polega różnica pomiędzy kasą z papierową kopią paragonów (technologia tradycyjna) a urządzeniem z modułem elektronicznym? To proste. Pierwsze ze wspomnianych rozwiązań drukuje dwa dokumenty. Jednym z nich jest paragon fiskalny (przeznaczony dla klienta), natomiast drugim – jego kopia. W urządzeniu z modułem elektronicznym cały proces wygląda zupełnie inaczej. Kasa wystawia tylko rachunek dla nabywcy towaru lub usługi, a kopię tego dokumentu zapisuje na karcie pamięci. 

Przechowywanie tych danych jest jednym z obowiązków właściciela urządzenia fiskalnego. Zgodnie z przepisami, kopię paragonu należy archiwizować przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym został on wystawiony. W związku z tym, że dwie opisane formy gromadzenia dokumentów są odmienne, różnić będą się również sposoby zabezpieczenia danych.

Kopia papierowa

Urządzenie z papierową kopią paragonów zapisuje dane samodzielnie. Wykorzystuje do tego jedną z dwóch zainstalowanych rolek. Archiwizacja dokumentów wymaga jednak czynnego udziału właściciela kasy. W praktyce oznacza to, że użytkownik powinien wyjąć zadrukowaną rolkę i umieścić ją w miejscu przeznaczonym do składowania kopii paragonów. Na tym jednak nie koniec. Papier termiczny wymaga konkretnych warunków, które dadzą większą pewność, że dokumenty będą czytelne nawet po upływie 5 lat. Rolki warto składować w miejscu chłodnym, suchym i bez dostępu światła słonecznego. Ponadto dane można dodatkowo zabezpieczyć, umieszczając wydruki w szczelnej, plastikowej torbie.

Dokumenty w formie cyfrowej

Główną cechą kasy z elektroniczną kopią paragonów jest to, że urządzenie nie tylko automatycznie zapisuje dane, ale także samodzielnie przechowuje dokumentację. Do archiwizacji wykorzystywana jest karta pamięci o pojemności 2 GB (w niektórych modelach jest to 4 GB). Standardowy nośnik danych zapewnia wiele lat spokojnej pracy. Jeśli jednak cała pamięć zostanie zapełniona, kartę należy wymienić na nową.

Kasa samodzielnie przechowuje dane, ale nie oznacza to, że można pozostawić ją samej sobie. Użytkownik urządzenia z elektroniczną kopią paragonów powinien stosować się do zaleceń, które zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Są to: bieżące kontrolowanie poprawności i terminowości przekazu danych do archiwizacji, używanie nośników informatycznych określonych w książce kasy oraz korzystanie z autoryzowanego przez producenta programu archiwizującego (wymienionego w karcie danego modelu). 

Kopia zapasowa

Postępowanie zgodne z wspomnianymi wytycznymi da zdecydowanie większą gwarancję, że dokumenty nie ulegną zniszczeniu. Niemniej jednak, jedną z głównych zalet kasy z opisywaną technologią jest możliwość dodatkowego zabezpieczenia danych. Elektroniczną kopię paragonów można w każdej chwili zarchiwizować na komputerze, pendrivie, dysku zewnętrznym lub płycie DVD. Zapewni to nie tylko staranną ochronę dokumentacji, ale także łatwe przeglądanie zapisanych danych.

Marcin Ciechowicz

Kierownik Serwisu w Polskim Centrum Kas Fiskalnych. W firmie od lipca 2008 roku. Poza obsługą informatyczną PCKF, instalowaniem oraz serwisem kas rejestrujących, zajmuje się również wdrażaniem systemów sprzedażowych oraz magazynowych dla 

BEAUTY FORUM Nailpro W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w sposób dostosowany do Państwa indywidualnych potrzeb i preferencji. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących przechowywania i uzyskiwania dostępu do cookies przy pomocy ustawień przeglądarki lub urządzenia końcowego, z których Państwo korzystacie.. Więcej informacji Zamknij